Quem usa o quê
Quatro perfis, quatro visões do mesmo sistema
Cada pessoa loga e enxerga só o seu pedaço. Toda ação sensível (aprovação, emissão de nota, baixa de pagamento) fica registrada em log de auditoria: quem fez, o quê e quando.
Recepção
Recepcionistas da clínica
- Cadastra clientes e busca por nome/CPF
- Cria agendamentos: cliente, médico, valor, forma de pagamento
- Sobe o comprovante e aprova o pagamento
- Vê a agenda do dia por médico
Financeiro
Fechamento e fiscal
- Emite a NFS-e da consulta paga ("Gerar Nota")
- Gerencia títulos a pagar, filtra por banco
- Exporta remessa .txt e importa retorno do banco
- Importa extratos e concilia entradas × saídas
- Apura e paga comissões dos médicos
Compras
Setor de compras
- Lança pedidos com vários itens: produto, quantidade, valor
- Acompanha aprovação → em aberto → concluído
- Anexa NFS-e recebidas (upload)
Admin
Sócios / gestão
- Única alçada que aprova ou recusa pedidos de compra
- Gerencia usuários, taxas/impostos e % de comissão
- Dashboard: receita cheia × líquida, despesas, comissões, títulos a vencer
Fluxos de uso
Os três trilhos do dinheiro
01 Consulta → pagamento → nota → comissão entrada
02 Compra → nota de entrada → título → banco saída
03 Conciliação: o fechamento que bate controle
A visão por consulta responde numa linha só: qual a NF desta consulta, qual o valor cheio, quais deduções, qual o líquido e em qual banco caiu.
Ciclos de vida
Status são regra de negócio, não etiqueta
Transições fora da ordem são bloqueadas pelo sistema, e cada mudança guarda quem fez e quando.
Agendamento
A qualquer momento antes da consulta: Cancelada, com motivo; se já houver NFS-e, o sistema orienta o cancelamento da nota.
Pedido de compra
Na aprovação, o admin também pode: Recusado (com motivo). Cancelamento possível até a conclusão.
Título a pagar
Se o retorno do banco rejeitar: Rejeitado → volta para Aberto, corrige e reenvia.
Documento de requisitos · para conferência
57 requisitos catalogados: confira item a item com sua equipe
Esta lista usa a mesma numeração (RF-XXX / RNF-XX) do documento de requisitos formal que acompanha o contrato. Abra cada módulo, confira com quem vai operar o sistema no dia a dia e nos avise pelo código se algo estiver faltando ou diferente do combinado; antes da assinatura é o momento mais barato para ajustar.
O que o sistema faz, módulo a módulo
Perfis de usuário (RBAC)4+
Login com e-mail e senha, sessão com expiração e troca de senha.
Cada tela e ação é liberada de acordo com o perfil do usuário.
Admin cria, edita e inativa usuários, definindo o perfil de cada um.
Toda ação relevante (mudança de status, aprovação, emissão de NF, baixa de título) fica registrada em log de auditoria: quem, o quê, quando.
Cadastros: clientes, médicos, contas e taxas9+
Cadastro de clientes: nome, CPF, nascimento, telefone/WhatsApp, e-mail, endereço e observações.
Busca rápida de cliente por nome, CPF ou telefone, usada ao criar o agendamento.
Histórico de consultas do cliente disponível na ficha.
Cadastro de médicos: nome, CRM, especialidade, contato, dados bancários/PIX e percentual de comissão sobre o valor líquido.
Mudança no percentual vale só para consultas futuras; consultas já lançadas mantêm o percentual da época.
Cadastro das contas bancárias da clínica (Itaú e SafraPay, de início).
Cada forma de pagamento aponta para uma conta de destino padrão, configurável.
Cadastro de deduções (impostos e taxas) que transformam o valor cheio em valor líquido, por percentual ou valor fixo, com vigência.
Exemplo esperado: taxa da maquininha Rede por bandeira/parcelamento + impostos incidentes (tabela a ser fornecida pela clínica).
Agendamentos7+
Recepção cria o agendamento com cliente, médico, data/hora, valor e forma de pagamento (PIX, débito, crédito à vista ou parcelado, dinheiro).
Visualização da agenda por dia e por médico, evitando choque de horário do mesmo médico.
Ciclo de status: Pendente de pagamento → Pagamento aprovado/Aguardando consulta → Consulta realizada (+ Cancelado a qualquer momento antes da consulta).
Upload do comprovante de pagamento aprova o pagamento e dispara o cálculo do líquido.
Após o pagamento aprovado, libera o botão "Gerar Nota".
A NFS-e emitida fica anexada ao agendamento (PDF, XML, número e código de verificação).
Reagendar mantém o histórico; cancelar exige motivo e, se já houver nota emitida, orienta o cancelamento dela.
Financeiro: receitas3+
Ao aprovar o pagamento, o sistema registra valor cheio, deduções aplicadas e valor líquido, já na conta bancária de destino.
Pagamento parcelado gera o cronograma das parcelas, com valor e mês previsto de cada uma.
Cada recebimento vira um lançamento de entrada no razão financeiro.
Comissões médicas4+
Comissão = percentual do médico × valor líquido da consulta.
Em parcelado, a comissão é fracionada por parcela, entrando no saldo do médico mês a mês.
Relatório mensal por médico: consultas do período, base líquida, percentual, valor e status da comissão.
Financeiro ou admin registra a baixa do pagamento da comissão, com data e observação.
Fiscal: emissão de NFS-e4+
Botão "Gerar Nota" emite a NFS-e junto à Prefeitura de Sorocaba via gateway de integração.
Acompanhamento do status (processando/emitida/erro); nota emitida guarda PDF, XML, número e código de verificação.
Em caso de rejeição, o motivo é exibido e a nota pode ser corrigida e reemitida.
Cancelamento da NFS-e dentro das regras do município, com motivo.
Compras: pedidos de compra4+
Pedido de compra com múltiplos itens (produto, quantidade, valor unitário), fornecedor e justificativa.
Ciclo de status: Pendente de aprovação → Aprovado → Em aberto → Concluído (+ Recusado, com motivo).
Somente o Admin aprova ou recusa pedidos de compra.
Pedido aprovado permanece "Em aberto" até receber a(s) nota(s) e ser concluído.
Notas de entrada3+
NF-e (produtos) capturada automaticamente via Distribuição DF-e da SEFAZ, pelo CNPJ da clínica.
NFS-e (serviços tomados) por upload manual, com valor e vencimento informados.
Toda nota pode ser vinculada a um pedido de compra; a última vinculação permite concluir o pedido.
Contas a pagar6+
Cada nota gera um ou mais títulos a pagar, com valor, vencimento, fornecedor e banco pagador.
Listagem de títulos filtrável por banco, status, vencimento e fornecedor.
Exportação de remessa .txt (CNAB) por banco, para programar os pagamentos no portal PJ.
Importação do retorno .txt diário do banco, com baixa automática dos títulos pagos e sinalização de rejeitados.
Título pago gera lançamento de saída no razão financeiro.
Ciclo de status: Aberto → Em remessa → Agendado → Pago (+ Rejeitado, volta a Aberto).
Conciliação financeira5+
Visão por consulta: agendamento, NF, valor cheio, deduções, líquido e conta bancária numa linha só.
Razão financeiro unificado de entradas e saídas, por conta e período.
Importação do extrato bancário (OFX/CSV) de cada conta.
Matching sugerido entre extrato e lançamento, por valor e data, com confirmação do financeiro.
Painel de pendências com o que ainda não bateu de cada lado.
Dashboard e relatórios2+
Dashboard com receitas (cheio × líquido), despesas, comissões a pagar, títulos a vencer e consultas por status.
Relatórios exportáveis em CSV/Excel: consultas, comissões, contas a pagar, conciliação.
Como o sistema se comporta por baixo do capô
Segurança, backup, disponibilidade e usabilidade6+
LGPD: acesso restrito por perfil, logs de acesso, criptografia em trânsito e senhas com hash forte.
Backup: cópia diária do banco (30 dias de retenção) + snapshot semanal do servidor, com teste de restauração periódico.
Disponibilidade: meta de 99% em horário comercial, com monitoramento e alerta.
Auditoria: trilha imutável de mudanças de status e ações financeiras/fiscais.
Usabilidade: interface responsiva, pensada para uso em desktop pela recepção e financeiro, em português.
Anexos: comprovantes e notas em storage privado, acessados por link temporário assinado.
Delimitação
O que fica fora desta entrega
Explicitar isso protege as duas partes: o que não está aqui não está contratado, e vira orçamento à parte se for pedido depois.
- Prontuário eletrônico e evolução clínica
- Convênios e faturamento TISS (release atende só particular)
- Telemedicina
- Lembretes automáticos por WhatsApp/SMS e agendamento online pelo paciente
- Aplicativo nativo (o sistema é web e responsivo)
- Controle de estoque
- Folha de pagamento / contabilidade completa
- Emissão de NF-e de produtos (a clínica só presta serviços)
- Split automático de pagamento para médicos
- Fornecer certificado digital A1 (e-CNPJ) válido
- Fornecer a tabela de impostos e taxas para o cálculo do valor líquido
- Fornecer arquivos de exemplo de remessa/retorno e habilitar o serviço nos bancos
- Fornecer acessos: inscrição municipal, portal da NFS-e, extratos das contas
- Disponibilizar um responsável para validar cada sprint
Stack
Tecnologia de mercado, sem aluguel de software
As mesmas ferramentas usadas por fintechs e healthtechs brasileiras: código aberto, sem licença mensal, e todo o código-fonte fica na organização GitHub da clínica.
Next.js 15 + TypeScript
Sistema web responsivo, rápido, acessado pelo navegador, sem instalação nas máquinas da clínica.
NestJS (arquitetura DDD)
Cada domínio (agenda, financeiro, fiscal, compras, bancos) é um módulo isolado, com as máquinas de status protegidas no núcleo.
PostgreSQL 16
Banco relacional com transações fortes: o padrão para sistemas financeiros. Valores sempre em centavos, nunca em ponto flutuante.
Redis + BullMQ
Emissão de NFS-e, captura de NF-e na SEFAZ e processamento dos arquivos bancários rodam em fila, sem travar quem está usando.
Cloudflare R2
Comprovantes e notas em storage externo criptografado, com link temporário assinado; cópia de segurança fora do servidor.
CI/CD + Sentry
Cada atualização passa por testes automáticos antes de ir ao ar; erros em produção geram alerta imediato para a equipe KWZ.
Infraestrutura
Servidor próprio, ambiente de testes incluso
VPS dedicada com Ubuntu LTS, provisionada e mantida pela KWZ, já inclusa na mensalidade de manutenção. Um ambiente de homologação (staging) roda ao lado da produção: é nele que cada entrega quinzenal é demonstrada antes de ir ao ar.
Integrações
As três pontes com o mundo de fora
Nota fiscal de serviço, nota fiscal de compra e pagamento a fornecedores dependem de sistemas de terceiros: prefeitura, Receita Federal e bancos. Aqui está como o Ortohub conversa com cada um.
Nota da consulta, direto na Prefeitura de Sorocaba
O botão "Gerar Nota" envia os dados para um gateway fiscal especializado, não direto no sistema da prefeitura: ele absorve as mudanças de layout municipal e da reforma tributária, então a clínica não fica exposta a elas. Pré-requisitos: certificado digital A1 (e-CNPJ) da clínica e assinatura do gateway (~R$ 100–250/mês, direto com o fornecedor, escala com o volume de notas).
A "busca sozinha" que a clínica já usa, agora dentro do Ortohub
Toda NF-e emitida contra o CNPJ da clínica (compra de produtos) é capturada automaticamente pelo serviço nacional da Receita Federal (Distribuição DF-e), com o mesmo certificado. As notas caem numa caixa de entrada para vincular ao pedido de compra.
Remessa e retorno, com Itaú e SafraPay
Pagar fornecedores por arquivo é o padrão CNAB do mercado bancário: o sistema gera o arquivo de remessa para subir no portal do banco e lê o retorno diário para dar baixa sozinho nos títulos pagos. Homologado com um arquivo de exemplo real de cada banco antes de ir ao ar.
Modelo de dados
Como as tabelas se amarram no fluxo
Quatro domínios com cores próprias. As linhas longas por baixo são as que fazem a conciliação existir: toda entrada e toda saída desembocam no razão, que é confrontado com o extrato bancário.
Diagrama simplificado para leitura: o modelo completo tem 17 tabelas, incluindo histórico de status, deduções detalhadas por pagamento e log de auditoria.
Por que esse desenho
Três garantias que o modelo dá ao financeiro
Da consulta ao extrato em um clique
- Consulta → pagamento → NF → parcela → lançamento → linha do extrato
- Valor cheio, cada dedução e o líquido ficam gravados por consulta
- Mudou a taxa depois? O histórico não muda: cada cálculo é fotografado no momento em que aconteceu
Sobre o líquido, mês a mês
- Percentual de cada médico com vigência (mudanças não afetam o passado)
- Crédito parcelado fraciona a comissão por parcela, na competência prevista de cada uma
- Relatório mensal por médico: base, percentual, valor e status (prevista → liberada → paga)
Razão imutável + extrato importado
- Lançamento não se edita: correção gera estorno, trilha completa
- Matching automático sugere os pares; o financeiro só confirma
- Painel de pendências mostra exatamente o que falta explicar para o saldo bater
Segurança e conformidade
Dados de saúde são dados sensíveis
- Acesso por perfil: cada usuário vê só o necessário
- Log de auditoria de toda ação sensível
- Criptografia em trânsito (HTTPS) e senhas com hash forte
- Cláusula de tratamento de dados no contrato
- Cópia diária do banco para storage externo (30 dias de retenção)
- Snapshot semanal do servidor completo
- Teste de restauração periódico: backup que nunca foi restaurado não é backup
- Acesso só por chave criptográfica, firewall ativo
- Atualizações de segurança automáticas
- Banco de dados inacessível pela internet
- Monitoramento de disponibilidade com alerta
Método
Você vê o sistema crescer a cada duas semanas
Nada de sumir por três meses e voltar com uma surpresa. O projeto é dividido em 6 sprints; ao fim de cada uma, a KWZ demonstra o que ficou pronto no ambiente de homologação e a clínica dá o aceite formal. Transparência para os dois lados.
Apresentação ao vivo do que ficou pronto, no ambiente de testes, com dados de exemplo.
A clínica valida contra o documento de requisitos, por escrito, sem ambiguidade.
3 parcelas mensais fixas, acompanhando os 3 meses do projeto, sem surpresa no financeiro.
Ajustes apontados na demo entram no ciclo seguinte, sem acumular no final.
Cronograma
6 sprints · 12 semanas · go-live assistido
Fundação
Servidor no ar com deploy automático, login com os 4 perfis, auditoria e todos os cadastros: clientes, médicos (% comissão), contas bancárias e regras de taxas.
Demo: cada perfil loga e vê só o que deve; cadastros completos no ar.
Agenda e pagamento
Agendamento completo, agenda por médico/dia, comprovante, cálculo do valor líquido e geração de parcelas. Primeira nota de teste emitida em homologação.
Demo: fluxo da recepção ponta a ponta até "Pago".
Comissões e NFS-e
Saldo de comissão por médico mês a mês (parcelado incluso), relatório mensal, botão "Gerar Nota" emitindo na prefeitura, cancelamento e reemissão.
Demo: consulta em 3× gera 3 comissões; nota emitida pelo sistema.
Compras e entradas
Pedidos de compra com aprovação do admin, captura automática de NF-e na SEFAZ, upload de NFS-e recebida e geração de títulos com banco pagador.
Demo: pedido → aprovação → nota → título filtrado por banco.
Banco e conciliação
Remessa e retorno .txt homologados com arquivos reais do Itaú e Safra, importação de extrato, matching, painel de pendências e dashboard financeiro.
Demo: um período fictício conciliado de ponta a ponta.
Homologação e go-live
Equipes usando o ambiente de testes com casos reais, correções, migração de dados, treinamento por perfil e virada para produção com acompanhamento diário.
Demo: sistema em produção operando o dia a dia real.
Para o cronograma valer
O que depende da clínica
Cinco itens que só a clínica pode providenciar. Com eles em mãos nas primeiras semanas, o prazo de 12 semanas se sustenta.
Tabela exata de impostos e taxas que formam o valor líquido (base das comissões).
Necessária até a Sprint 2
Certificado digital A1 (e-CNPJ), regime tributário e alíquota de ISS.
Necessário para a emissão de NFS-e (Sprint 3)
Arquivos de exemplo de remessa/retorno e habilitação do serviço junto aos gerentes dos bancos.
Necessários até a Sprint 5
Regra de cancelamento e no-show: reembolso, comissão e cancelamento da nota.
Define a regra de negócio da agenda
A agenda precisa controlar grade de horários por médico ou basta evitar conflito de horário?
Define o tamanho do módulo de agenda
Investimento
Projeto de escopo fechado, em 3 parcelas mensais
| Parcela | Quando | Valor |
|---|---|---|
| 1ª de 3 | Assinatura do contrato | R$ 4.000 |
| 2ª de 3 | 30 dias após o início | R$ 4.000 |
| 3ª de 3 | Go-live em produção | R$ 6.000 |
- Sistema completo: agenda, pagamentos, comissões, NFS-e, compras, contas a pagar e conciliação
- Integração fiscal homologada: emissão de NFS-e (Sorocaba) e captura de NF-e (SEFAZ)
- Integração bancária homologada: remessa/retorno com Itaú e Safra
- Infraestrutura montada em nome da clínica, com backups e monitoramento
- Treinamento das equipes (recepção, compras, financeiro, admin) + manual de uso
- Documentação técnica e funcional completa no repositório
- Prontuário eletrônico e evolução clínica
- Convênios e faturamento TISS (release atende particular)
- Lembretes automáticos por WhatsApp e agendamento online pelo paciente
- Aplicativo nativo (o sistema é web e responsivo)
- Controle de estoque e folha de pagamento
Depois do go-live
Manutenção mensal: o sistema que movimenta o caixa não pode parar
Todos os planos cobrem monitoramento, backups, atualizações de segurança e correção de defeitos. A diferença está no tempo de resposta e nas horas de evolução para novas necessidades.
O Ortohub substitui o Omie e o iClinic, hoje pagos à parte, e assume o cálculo e a distribuição de comissão que a clínica ainda fecha em planilha de Excel: tudo automático, no mesmo lugar.
O código é da clínica, não um SaaS de terceiro. Qualquer ajuste de processo interno vira um orçamento sob medida quando fizer sentido, não uma limitação do plano de outro fornecedor.
Essencial
- VPS inclusa, sem custo à parte
- Monitoramento, backups e atualizações
- Correção de defeitos
- Suporte por e-mail e WhatsApp
- Resposta em até 8h úteis (críticos)
- Sem horas de evolução inclusas
Profissional
- Tudo do Essencial
- 8h/mês para melhorias e ajustes
- Prioridade na fila de atendimento
- Resposta em até 4h úteis (críticos)
- Hora adicional: R$ 150
Premium
- Tudo do Profissional
- 20h/mês para melhorias e ajustes
- Prioridade máxima na fila de atendimento
- Resposta em até 2h, com plantão estendido na semana de fechamento
- Hora adicional: R$ 140
Servidor e monitoramento já estão inclusos na mensalidade. Ficam em nome da clínica apenas os custos abaixo, que crescem com o uso do sistema e são pagos direto aos fornecedores, sem intermediação:
| Custo variável (nome da clínica) | Aprox./mês |
|---|---|
| Gateway de emissão de NFS-e | R$ 100–250 |
| Storage de anexos e backups (Cloudflare) | R$ 5–20 |
| Certificado digital A1 (e-CNPJ, anual ÷ 12) | R$ 15–20 |
Total estimado: R$ 120 a R$ 290/mês. Gateway e storage escalam com o volume de notas emitidas e de anexos acumulados, não com o trabalho da KWZ.
Níveis de atendimento
SLA por severidade: sem discussão sobre o que é urgente
| Nível | Situação | Exemplo | 1ª resposta* | Encaminhamento |
|---|---|---|---|---|
| S1 · Crítico | Sistema parado ou operação bloqueada | Ninguém loga; nota não emite; remessa não gera no dia de pagamento | 4h úteis | Contorno em até 8h úteis |
| S2 · Alto | Função importante falha, com alternativa | Filtro da conciliação quebrado, mas exportação funciona | 8h úteis | Correção em até 3 dias úteis |
| S3 · Médio | Falha menor, sem impacto na operação | Erro visual, ordenação errada | 24h úteis | Próximo ciclo de atualização |
| S4 · Dúvida | Pergunta de uso ou solicitação | "Como reemitir uma nota?" | 48h úteis | Orientação ou orçamento |
*Prazos do plano Profissional. Indisponibilidades de terceiros (prefeitura, SEFAZ, bancos) têm resposta no mesmo SLA; o prazo de solução acompanha o fornecedor externo.
Condições
Preto no branco
- Proposta válida por 30 dias a partir do envio
- Escopo contratual = documento de requisitos anexo; alterações viram aditivo orçado antes da execução
- Propriedade intelectual do código transferida à clínica após a quitação integral
- Planos de manutenção com reajuste anual pelo IPCA; horas de evolução não são cumulativas
- Contrato com cláusula de proteção de dados (LGPD): a clínica é a controladora, a KWZ opera sob instrução
- Dependências da clínica (certificado, taxas, arquivos bancários) com prazos definidos no cronograma
- Garantia de 90 dias cobre defeitos do que foi contratado; não substitui o plano de manutenção
Próximo passo
Vamos tirar o fechamento da planilha?
Uma reunião de 30 minutos para responder as dúvidas em aberto e assinar o cronograma. A primeira demonstração acontece 14 dias depois.
Falar com a KWZ